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Gastos excesivos de viajes y recibos duplicados afectan finanzas empresariales

Negocios

Hasta en un 30 por ciento los gastos de viajes de negocios pueden afectar las finanzas de las empresas y abir espacio al fraude, alertó Concur, empresa que ofrece una plataforma para la administración de viáticos.

La administración de los viajes de negocios en una empresa es susceptible a errores que, de no prevenirse, son una ventana abierta a fraudes.


“Para los directores de las empresas es importante distinguir entre un error y un patrón que puede indicar un presunto fraude. La mayoría de los colaboradores de las empresas no tienen la intención de cometer abusos y sus gastos fuera de las políticas ocurren por no saber cuáles son las cantidades permitidas para vuelos, comidas y transporte terrestre o la forma de entregar reportes completos”, consideró Haig Hanessian, director de Alianzas de Concur México.


Se estima que al menos 10% de los viajeros de negocios presentan un recibo duplicado en un reporte de viáticos y otro 20% realiza al menos una compra a un precio superior a lo permitido, esto de acuerdo con datos de Concur, proveedora de tecnología para el manejo de gastos de viajes corporativos


El directivo agregó que establecer políticas claras, comunicarlas y utilizar la tecnología como un aliado que puede ayudar a las empresas en la supervisión eficiente de gastos en viajes, que representan el segundo rubro que mejor se puede controlar en una empresa después de la nómina.


De acuerdo con el Informe Global sobre Fraudes y Riesgos 2016-2017 de la consultora Kroll, al menos el 82 por ciento de las empresas han sufrido algún tipo de fraude, el cual puede tomar hasta 18 meses en descubrirse, por lo que es importante generar transparencia en todos los niveles de una compañía.


Estas son algunas recomendaciones que da Concur para prevenir irregularidades en la administración de viajes de negocios:

Implementar el uso de tarjetas corporativas para evitar que ingresen números incorrectos accidentalmente en sus reportes y que pueden generar conflictos en una auditoria.


Política clara de viáticos y una herramienta especializada en la administración de gastos de viajes que permita detectar los cargos duplicados o reuniones que incluyan gastos excesivos por comidas y obsequios, entre otros.


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