Adiós a la protocolización obligatoria: ¿Aún debes actualizar tus actas de asamblea?

Hasta hace poco, muchas empresas mexicanas estaban obligadas a protocolizar ante notario público las actas de asamblea cuando se enlistaban cambios en los socios o accionistas, como parte del trámite para notificar al SAT. Sin embargo, a partir del 14 de mayo de 2025, esta obligación ha sido eliminada gracias a la derogación de la Regla 2.4.9 de la Resolución Miscelánea Fiscal.

Pero, ¿esto significa que ya no debes actualizar tus actas de asamblea? No exactamente. Te contamos qué cambió, qué sigue siendo obligatorio y cómo debes actuar si haces modificaciones relevantes en tu empresa.

¿Qué cambió con la derogación de la Regla 2.4.9?

Desde mayo de 2025, ya no es necesario protocolizar ante notario las actas de asamblea donde se incluyan los socios o accionistas para efectos del aviso de actualización ante el SAT. Esto simplifica significativamente los trámites para las empresas, sobre todo para PyMEs y startups, que antes enfrentaban costos notariales y procedimientos innecesarios.

¿Por qué se eliminó esta regla?

La exigencia duplicaba trámites y elevaba costos sin aportar beneficios reales a la fiscalización. Ahora, basta con presentar el acta en formato privado junto con ciertos documentos.

Entonces, ¿aún debo modificar las actas de asamblea?

Sí, aunque ya no sea obligatorio protocolizarlas ante notario para ciertos trámites fiscales, las actas siguen siendo documentos clave para reflejar la realidad legal y operativa de tu empresa.

Razones para modificar un acta de asamblea

Cambios en la estructura de la empresa: entrada o salida de socios, aumentos de capital, designación de nuevos administradores.

Decisiones estratégicas importantes: como distribución de utilidades, nuevas inversiones o reestructuración interna.

Errores u omisiones: que deben corregirse para mantener registros claros y confiables.

Actualización de datos: como domicilio fiscal, razón social o información de contacto.

Transparencia y control interno: registrar de manera clara cómo y por qué se tomaron decisiones importantes.

¿Cómo se actualizan las actas de asamblea?

Revisa tus actas anteriores y detecta qué necesita actualizarse.

Redacta un acta nueva en formato privado, detallando los cambios realizados.

Incluye datos clave: fecha de la asamblea, lista de asistentes, decisiones tomadas, razones del cambio.

Firma y conserva el documento en físico y digital.

Entrega aviso al SAT si cambiaste socios o accionistas. Deberás presentar:
- El acta en PDF
- Identificación oficial de los nuevos socios
- Comprobante de domicilio
- CURP o RFC de los involucrados

Importante: tienes 30 días naturales desde la fecha de la asamblea para hacer este aviso ante el SAT.

¿Cuándo sí es necesario protocolizar?

Aunque ya no sea un requisito fiscal general, hay casos donde la protocolización sigue siendo obligatoria, por ejemplo:

Si los estatutos sociales lo establecen.

En Sociedades Anónimas de Capital Variable (S.A. de C.V.), cuando se realiza un aumento de capital.

Si así lo determina la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) para ciertos actos específicos.

Recomendaciones finales

Conserva tus actas durante al menos 5 años, por si la autoridad fiscal las requiere.

Revisa cuidadosamente los porcentajes de participación al hacer cambios, ya que sin revisión notarial podrías cometer errores importantes.

Aunque el trámite se ha simplificado, no significa que puedas dejar de actualizar tu información corporativa. Hacerlo a tiempo y correctamente protege legal y fiscalmente a tu empresa.

¿Tu empresa ha tenido cambios importantes últimamente?

No esperes a que el SAT te lo exija. Actualiza tus actas de forma clara, organizada y con el respaldo adecuado. Si tienes dudas, acércate a Impuestum. Mantener tu documentación al día no solo es un requisito, también es una buena práctica empresarial.

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